STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNTUK PERUSAHAAN MANUFAKTUR

Salam Sejahtera untuk kita semua,

Bagaimana Kabarnya para pembaca Alicyborg Magazine? mudah mudahan sehat selalu ya, sudah lama ya saya tidak posting materi Audit / Auditing harap di maklum karena ada kesibukan. kali ini saya akan menulis apa saja sih SOP Yang Ada pada perusahaan Manufakture, berbeda dengan perusahaan dagang maupun jasa yang lebih sederhana, Manufakture cenderung lebih kompleks dari segi Operasionalnya dimana perbedaan yang mencolok yaitu dari Proses Produksinya, saya akan memberikan gambaran perusahaan manufakture lebih tepatnya Perusahaan Furniture Sofa yang mungkin juga bisa diterapkan di perusahaan manufaktur lainnya apa saja sih SOP nya, Yuk simak Ulasannya di bawah ini :

Foto Alur SOP Perusahaan Manufaktur

I. SOP PENJUALAN

Penjualan Tunai merupakan salah satu sumber penjualan yang terjadi di perusahaan. Ada 3 jenis transaksi dalam Penjualan Tunai, yaitu :

a) Barang Dikirim Langsung ke Konsumen / E-Commerce.

b) Barang Dikirim ke Gudang Customer / Distributor (Tempo)

c) Barang Dikirim ke Gudang Customer / Distributor (Consigment)

A) PROSEDUR PENJUALAN TUNAI, BARANG DIKIRIM LANGSUNG KE KONSUMEN

1. Marketing menerima order dari konsumen, setelah harga, jenis dan type barang disepakati serta barang yang dipesan sesuai.

2. Marketing membuatkan MO, sesuai dengan jenis dan type barang diminta serta harga yang sesuai dengan ketentuan perusahaan.

3. Kemudian setelah itu menyerahkan data MO Ke Manager Produksi.

4. Setelah barang selesai di produksi selanjutnya dilakukan pengiriman barang ke rumah konsumen.

5. Kepala Gudang membuat Surat Jalan atas barang yang dikirim ke Konsumen.

6. Accounting menerima uang tunai / transfer dari konsumen dan menyetorkan ke rekening Perusahaan.

7. Accounting membuatkan sales report atas penjualan barang tersebut.

8. Kepala Gudang memposting ke kartu stock berdasarkan kepada Surat Jalan atas barang yang dikirim.

B) PROSEDUR PENJUALAN TEMPO BARANG DIKIRIM KE GUDANG CUSTOMER

1. Marketing menerima order dari Customer / Distributor, setelah harga, jenis dan type barang disepakati serta barang yang dipesan sesuai P.O.

2. Marketing membuatkan MO, sesuai dengan jenis dan type barang diminta serta harga yang sesuai dengan ketentuan perusahaan.

3. Kemudian setelah itu menyerahkan data MO Ke Bagian Produksi.

4. Setelah barang selesai di produksi selanjutnya di lakukan pengiriman barang ke customer / distributor.

5. Kepala Gudang membuat Surat Jalan atas barang yang dikirim ke Distributor.

6. Kepala Gudang memposting ke kartu stock berdasarkan kepada Surat Jalan atas barang yang dikirim.

7. Accounting membuatkan sales report atas penjualan barang tersebut dengan merekap tanggal jatuh tempo piutang untuk dilakukan penagihan.

8. Accounting menerima uang tunai / transfer dari konsumen dan menyetorkan ke rekening Perusahaan.

C) PROSEDUR PENJUALAN CONSIGMENT BARANG DIKIRIM KE GUDANG CUSTOMER

1. Marketing menerima order dari Customer / Distributor, setelah harga, jenis dan type barang disepakati serta barang yang dipesan sesuai P.O.

2. Marketing membuatkan MO, sesuai dengan jenis dan type barang diminta serta harga yang sesuai dengan ketentuan perusahaan.

3. Kemudian setelah itu menyerahkan data MO Ke Bagian Produksi.

4. Setelah barang selesai di produksi selanjutnya di lakukan pengiriman barang ke customer / distributor.

5. Kepala Gudang membuat Surat Jalan atas barang yang dikirim ke Konsumen.

6. Kepala Gudang memposting ke kartu stock berdasarkan kepada Surat Jalan atas barang yang dikirim.

7. Accounting Merekap data Consigment yaitu Surat Jalan dan Sales Report dari Customer secara berkala serta melakukan penagihan sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang ditentukan.

8. Accounting menerima uang tunai / transfer dari Customer dan menyetorkan ke rekening Perusahaan.

II. SOP PEMBELIAN BAHAN BAKU

Tujuan :

SOP Pembelian Bahan Baku memiliki tujuan untuk memberikan pedoman pengadaan barang bahan baku agar dapat menjalankan tugas menurut standar baku yang ada sehingga kegiatan operasional Perusahaan dapat berjalan dengan lancar serta pengendalian internal dapat ditingkatkan.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah :

• Marketing merupakan pihak yang membuat data Marketing Order diserahkan ke Manager Produksi.

• Manager Produksi merupakan pihak yang menyerahkan data MO kepada Kepala Gudang untuk dilakukan pengecekan ketersedian Bahan Baku ke Adm Gudang Bahan Baku.

• Adm Gudang Bahan Baku merupakan pihak yang melaporkan persediaan bahan baku yang habis / tidak tersedia ke Kepala Gudang.

• Kepala Gudang merupakan pihak yang membuatkan Purchase Request bahan baku yang sudah habis / tidak tersedia ke Bagian Purchasing.

• Purchasing merupakan pihak yang melakukan pembelian sesuai dengan spesifikasi permintaan pembelian dari Kepala Gudang. Melakukan PO barang sesuai Purchase Request dari Kepala Gudang serta menjalankan tugas sesuai prosedur pengendalian internal.

Prosedur

• Prosedur Permintaan Pembelian (Purchase Request) merupakan proses permintaan pemesanan bahan baku dari pihak Produksi sesuai dengan kebutuhan produksi yang dicocokan dari data Marketing Order ke bagian Produksi.

• Prosedur Pembelian (Purchase Order) merupakan proses pembelian bahan baku ke supplier.

Penjelasan Prosedur

• Penjelasan prosedur permintaan pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:

a) Pihak Adm Gudang Bahan Baku menghitung dan memeriksa jumlah barang yang tersedia untuk produksi. Selain itu pihak Adm Gudang Bahan Baku juga memastikan apakah barang yang ada memenuhi untuk kebutuhan produksi, jika bahan baku tidak tersedia, maka Adm Gudang Bahan Baku memberikan informasi untuk melakukan pemesanan bahan baku (PR) kepada Kepala Gudang.

b) Purchase Request dilakukan oleh Kepala Gudang setelah melihat data ketersediaan Bahan Baku yang di cocokan dengan Fisik dan Kartu stock bahan baku.

c) Segala proses Purchase Request barang harus di control oleh pihak Accounting untuk mencegah terjadinya kecurangan antara :

• Adm Gudang Bahan Baku
• Kepala Gudang
• Purchasing

d) Dokumen Purchase Request harus ditandatangani oleh pihak Kepala Gudang, Manager Produksi, Accounting & Direktur Operasional.

• Penjelasan prosedur pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:

a) Setelah dokumen Purchase Request disetujui, Purchasing membuat dokumen Purchase Order.

b) Dokumen Purchase Order harus ditandatangani Oleh pihak Purchasing, Accounting & Direktur Operasional serta diberi stempel sebagai bukti bahwa PO telah disetujui untuk dilakukan pemesanan.

c) Purchasing melakukan pemesanan P.O barang kepada supplier yang sudah di tunjuk oleh perusahaan sesuai dengan data Purchase Request dari Kepala Gudang.

III. SOP PENGELOLAAN BAHAN BAKU

Tujuan :

SOP pengelolaan bahan baku memiliki tujuan untuk memberikan pedoman penerimaan dan pengeluaran bahan baku bagi Adm Gudang Bahan Baku agar dapat menjalankan tugas menurut standar tetap yang ada sehingga kegiatan operasional Perusahaan dapat berjalan dengan lancar serta pengendalian internal dapat ditingkatkan. 

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah:

• Kepala Gudang merupakan pihak yang membantu Adm Gudang Bahan Baku dalam hal pengadaaan bahan baku yang sudah habis / tidak tersedia.

• Adm Gudang Bahan Baku merupakan orang yang bertugas menerima seluruh pemesanan bahan baku yang telah dilakukan oleh pihak Purchasing. Pihak Adm Gudang Bahan Baku bertanggung jawab untuk menerima barang sesuai dengan kuantitas dan kualitas yang dipesan serta mengeluarkan bahan baku yang di order oleh Operator Produksi.

• Operator Produksi merupakan seorang pekerja yang mengoperasikan peralatan atau mesin produksi dengan standar prosedur dan instruksi yang sudah ditentukan oleh perusahaan

• Accounting merupakan pihak yang bertanggung jawab menerima copy invoice, copy surat jalan, SPBB & NPBB yang diberikan oleh bagian Adm Gudang Bahan Baku. Dan melakukan control (stock opname) minimal 1 bulan sekali.

Prosedur:

• Prosedur Penerimaan Bahan Baku merupakan proses menerima dan mencocokan bahan baku dari pihak supplier sesuai dengan permintaan bahan baku yang dipesan oleh bagian Purchasing

• Prosedur Pengeluaran Bahan Baku merupakan proses pengeluaran bahan baku untuk proses produksi.

Penjelasan Prosedur

• Penjelasan prosedur penerimaan bahan baku adalah sebagai berikut :

a) Penerimaan bahan baku dilakukan oleh bagian Adm Gudang Bahan Baku.

b) Adm Gudang Bahan Baku menghitung dan memeriksa jumlah bahan baku yang diterima dengan surat jalan dari pihak supplier serta mencocokan sesuai dengan copy PO yang diberi oleh bagian Purchasing.

c) Nota Barang / Surat Jalan yang diterima dari pihak supplier harus ditandatangani oleh Adm Gudang Bahan Baku serta diberi stempel sebagai bukti bahwa bahan baku telah diterima.

d) Nota Barang / Surat Jalan yang diterima oleh Adm Gudang Bahan Baku dari supplier kemudian digunakan untuk membuat Surat Penerimaan Bahan Baku (SPBB) yang ditandatangani oleh Adm Gudang Bahan Baku & pihak pengiriman dari Supplier.

Surat Penerimaan Bahan Baku (SPBB) terdiri dari 3 rangkap dan digunakan untuk :

• Lembar 1 (Warna Putih): Disertai Nota Barang / Surat Jalan diberikan kepada bagian Accounting.
• Lembar 2 (Warna Merah): Diperuntukan sebagai arsip gudang bahan baku dan diarsip berdasarkan nomor dokumen dan tanggal.
• Lembar 3 (Warna Kuning): diberikan kepada Supplier.

e) Surat Penerimaan Bahan Baku harus ditandatangani oleh pihak :

• Adm Gudang Bahan Baku
• Manager Produksi
• Bagian Pengiriman dari pihak Supplier

f) Bahan baku yang diterima maka harus disusun dan disimpan sesuai dengan jenis dan spesifikasi bahan baku.

• Adm Gudang Bahan Baku mencatat penerimaan bahan baku tersebut ke dalam kartu stok bahan baku. Proses penerimaan bahan baku harus dilakukan Control oleh pihak Accounting untuk mencegah terjadinya kecurangan antara : Adm Gudang Bahan Baku
• Supplier

• Penjelasan prosedur pengeluaran bahan baku adalah sebagai berikut :

a) Berdasarkan perintah produksi dari Kepala Gudang, Operator Produksi meminta bahan baku ke gudang bahan baku, kemudian Adm Gudang Bahan Baku melakukan pengecekan stock bahan baku di gudang sesuai order bahan baku yang masuk.

b) Jika stock bahan baku yang di minta ada di gudang, maka Adm Gudang Bahan Baku melakukan pembuatan dokumen Nota Pengeluaran Bahan Baku (NPBB) dan kemudian menyerahkan bahan baku ke Operator Produksi sesuai permintaan. Nota Pengeluaran Bahan Baku (NPBB) dibuat dalam 3 (tiga) rangkap dan digunakan untuk :

• Lembar 1 (warna putih): Diberikan kepada bagian Accounting
• Lembar 2 (warna merah) dan Lembar 3 (warna kuning): Diberikan kepada Adm Gudang Bahan Baku dan diarsip berdasarkan nomor dokumen dan tanggal.

c) Jika Bahan Baku yang di minta tidak ada/ kosong maka :

• Adm Gudang Bahan Baku membuat laporan kepada Kepala Gudang terhadap bahan baku yang kosong untuk dibuatkan dokumen Purchase Request (PR) dan diteruskan ke Purchasing
• Adm Gudang Bahan Baku hanya menyerahkan bahan baku yang ada di gudang

d) Berdasarkan pengeluaran bahan baku tersebut Adm Gudang Bahan Baku mencatat pengeluaran bahan baku ke kartu stock bahan baku gudang.

• Control Yang harus Dilakukan :

Control Accounting terhadap Stock Opname Bahan Baku minimal 1 Bulan sekali.

IV. SOP PENGELOLAAN BARANG DALAM PROSES

Tujuan :

SOP pengelolaan barang dalam proses (Work in Proses) memiliki tujuan untuk memberikan pedoman penerimaan dan pengeluaran barang dalam proses pada proses produksi.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah :

• Manager Produksi merupakan orang yang bertanggungjawab terhadap proses produksi.

• Adm Produksi merupakan orang yang bertugas mengontrol pembukuan stock barang operasional produksi, bertanggung jawab terhadap seluruh proses administrasi dan pembukuan produksi.

• SPV Operator Produksi adalah jabatan dalam struktur perusahaan yang memiliki kuasa dan wewenang untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja bawahannya dibawah arahan jabatan Manager Produksi.

• Operator Produksi merupakan seorang pekerja yang mengoperasikan peralatan atau mesin produksi dengan standar prosedur dan instruksi yang sudah ditentukan oleh perusahaan.

• Accounting merupakan Pihak yang ikut serta melakukan control (stock opname) barang dalam proses minimal 1 bulan sekali.

Penjelasan Prosedur :

Penjelasan prosedur pengelolaan barang dalam proses :

a) Proses produksi terdiri dari 3 line produksi yaitu :

• Proses Rangka yaitu terdiri dari proses pemotongan kayu dan dirakit menjadi sebuah rangka.
• Proses Jahit yaitu proses dari pemotongan kain sesuai mal (cetakan), lalu dijahit untuk di bentuk menjadi sebuah pola – pola bagian sofa ( dudukan, sandaran dan tangan ).
• Proses Jok yaitu proses akhir penggabungan dari dua barang yaitu Proses Rangka dan Proses Jahit sehingga akhiran menjadi sebuah barang jadi.

b) Aktivitas perpindahan proses produksi dari proses Rangka dan Proses Jahit sampai dengan Proses Akhir yaitu Proses Jok, SPV Operator Produksi wajib mencatat mutasi barang dalam proses yang masuk dan keluar pada Form Work In Process (WIP). Form WIP harus ditandatangani oleh pihak :

• SPV Operator Produksi Yang Menyerahkan
• SPV Operator Produksi Yang Menerima

c) Setiap hari Adm Produksi mengecek kesesuaian fisik barang dalam proses berdasarkan Form WIP yang di kelola oleh SPV Operator Produksi masing-masing line produksi. Bila fisik barang dalam proses tidak sesuai dengan Form WIP maka Adm Produksi menelusuri fisik yang tidak sesuai pada alur proses produksi, bila fisik yang tidak sesuai tersebut ada di line produksi yang lain, maka Adm Produksi mengkoreksi Form WIP sesuai dengan fisik itu berada.

d) Bila dalam proses produksi ini sudah menghasilkan barang jadi maka Adm Produksi membuat dokumen Lembar Penyerahan Barang (LPB) serta melaporkan kepada Kepala Gudang. Dokumen LPB harus ditandatangani oleh pihak :

• Adm Produksi
• Manager Produksi
• Kepala Gudang

• Control Yang Harus Dilakukan :

Control Accounting terhadap Stock Opname Barang Dalam Proses minimal 1 Bulan sekali.

V. SOP PENGELOLAAN BARANG JADI

Tujuan :

SOP Pengelolaan Barang Jadi memiliki tujuan untuk memberikan pedoman penerimaan dan pengeluaran barang jadi bagi Kepala Gudang agar dapat menjalankan tugas menurut standar tetap yang ada, sehingga kegiatan operasional Perusahaan dapat berjalan dengan lancar serta pengendalian internal dapat ditingkatkan.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah :

• Manager Produksi merupakan orang yang bertanggungjawab terhadap hasil produksi.

• Adm Produksi merupakan orang yang bertugas menyerahkan barang dalam proses yang telah selesai di produksi menjadi barang jadi.

• Kepala Gudang merupakan orang yang bertugas mencatat barang jadi baik masuk maupun keluar.

• Accounting merupakan pihak yang ikut serta melakukan control (stock opname) Barang Jadi minimal 1 bulan sekali.

Prosedur :

• Prosedur Penerimaan Barang Jadi merupakan proses menerima dan mencocokan barang jadi dari Adm Produksi sesuai dengan dokumen Lembar Penyerahan Barang (LPB).

• Prosedur Pengeluaran Barang Jadi merupakan proses pengeluaran barang jadi dari gudang kepada pihak customer.

Penjelasan Prosedur

• Penjelasan prosedur penerimaan barang jadi dari produksi adalah sebagai berikut :

a) Kepala Gudang menerima barang jadi dari hasil proses produksi disertai dengan Lembar Penyerahan Barang (LPB). Jika tidak ada LPBnya maka Kepala Gudang tidak boleh menerimanya dan meminta Adm Produksi untuk membuatkan LPBnya terlebih dahulu.

b) Kepala Gudang harus mengecek kesesuaian antara jenis dan jumlah unit barang yang diserahkan oleh Adm Produksi dengan fisik barang jadi yang diterima.

c) Jika jumlah barang yang diterima oleh gudang barang jadi tidak sesuai dengan jumlah yang tertera di LPB maka Kepala Gudang wajib mengembalikan LPB tersebut untuk di revisi kembali.

d) Jika jumlah barang yang diterima sudah sesuai dengan LPB maka Kepala Gudang akan membuatkan dokumen Surat Penerimaan Barang Jadi (SPBJ).

Surat Penerimaan Barang Jadi (SPBJ) dibuat dalam 3 (tiga) rangkap dan digunakan untuk:

• Lembar 1 (warna putih): Disertai LPB diberikan kepada bagian Accounting.
• Lembar 2 (warna merah): Diberikan kepada Adm Produksi.
• Lembar 3 (warna kuning): Diarsip oleh Kepala Gudang berdasarkan nomor dokumen dan tanggal.

e) Kepala Gudang juga harus memposting data - data penerimaan barang jadi tersebut kedalam kartu stock barang jadi.

f) Barang jadi yang diterima disusun dan disimpan sesuai dengan jenis barangnya.

• Penjelasan prosedur pengeluaran barang jadi adalah sebagai berikut :

a) Setelah proses produksi sudah terpenuhi sesuai PO yang diminta oleh pihak customer maka Kepala Gudang kembali memeriksa barang yang akan dikirim sesuai jenis, type & jumlah yang di minta oleh customer.

b) Kepala Gudang menerbitkan Surat Jalan (SJ) dan menyerahkannya ke bagian pengiriman.

Surat Jalan (SJ) terdiri dari 5 rangkap yaitu :

• Lembar 1 (Warna Putih) & Lembar 2 (Warna Merah): Diberikan kepada Marketing untuk dibuatkan Sales Report dan diserahkan ke Accounting.
• Lembar 3 (Warna Kuning): Diarsip oleh Kepala Gudang berdasarkan tanggal.
• Lembar 4 (Warna Hijau) & Lembar 5 (Warna Biru): Diberikan kepada Customer.

c) Barang jadi yang akan dikirim ke customer disiapkan di area persiapan muat barang dan Kepala Gudang melakukan pengecekan barang sesuai surat jalan sebelum dimuat kedalam kendaraan pengiriman.

d) Kepala Gudang mencatat pengeluaran barang jadi tersebut ke dalam kartu stok barang jadi.

Control Accounting terhadap Stock Opname Barang Jadi minimal 1 Bulan sekali.

VI. SOP PENGIRIMAN

Tujuan

Kegiatan mendistribusikan produk barang jadi kepada customer.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah :

• Driver merupakan orang yang bertugas mengirim barang ke customer.

• Staff Pengiriman merupakan orang yang membantu proses bongkar muat barang.

• Kepala Gudang merupakan orang yang bertugas mengontrol proses pengiriman serta membuat dan menerima dokumen Surat Jalan (SJ).

Penjelasan Prosedur

• Penjelasan prosedur pengeluaran barang jadi adalah sebagai berikut :

a) Setelah proses produksi sudah terpenuhi sesuai PO yang diminta oleh pihak customer maka Kepala Gudang kembali memeriksa barang yang akan dikirim sesuai jenis, type & jumlah yang diminta oleh customer maka Kepala Gudang membuatkan Surat Jalan (SJ) dan kemudian menyerahkannya ke bagian pengiriman.

Surat Jalan (SJ) terdiri dari 5 rangkap yaitu :

• Lembar 1 (Warna Putih) & Lembar 2 (Warna Merah): Diberikan kepada Marketing untuk dibuatkan Sales Report dan diserahkan ke Accounting.
• Lembar 3 (Warna Kuning): Diarsip oleh Kepala Gudang berdasarkan tanggal.
• Lembar 4 (Warna Hijau) & Lembar 5 (Warna Biru): Diberikan kepada Customer.

b) Barang jadi yang akan dikirim ke customer disiapkan di area persiapan muat barang dan Kepala Gudang melakukan pengecekan barang sesuai surat jalan sebelum dimuat kedalam kendaraan pengiriman.

c) Driver dan Staff Pengiriman harus memastikan kondisi kendaraan pengiriman dalam kondisi yang layak jalan, memeriksa kelengkapan toolkit kendaraan serta memeriksa kelengkapan surat - surat kendaraan.

d) Driver dan Staff Pengiriman melakukan pengiriman barang ke customer disertai dokumen Surat Jalan.

e) Barang yang di kirim wajib terjaga keamanannya dan kendaraan yang dikemudikan tidak ugal – ugalan agar tidak terjadi kecelakaan dan kerusakan terhadap barang yang dibawa.

f) Driver dan Staff Pengiriman melaporkan hasil pengiriman, ada 2 kemungkinan hasil pengiriman yaitu :

• Terjadi realisasi semua barang pengiriman.
• Terjadi realisasi tidak semua barang yang dikirim dikarenakan retur customer.

g) Kepala Gudang menyerahkan lembar dokumen Surat Jalan ke Marketing sesuai dari hasil barang yang terkirim.

VII. SOP PENGELOLAAN BARANG CONSIGMENT

Tujuan :

SOP Pengelolaan Barang Consigment memiliki tujuan untuk memberikan pedoman pengelolaan barang consigment bagi Accounting agar dapat menjalankan tugas menurut standar tetap yang ada, sehingga kegiatan operasional Perusahaan dapat berjalan dengan lancar serta pengendalian internal dapat ditingkatkan.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah :

• Kepala Gudang merupakan orang yang bertugas mengontrol proses pengiriman serta membuat dan menerima dokumen Surat Jalan (SJ).

• Marketing merupakan orang yang bertugas membuat dokumen Sales Report.

• Accounting merupakan pihak yang merekap data Consigment yaitu Surat Jalan dan Sales Report dari Customer secara berkala serta melakukan penagihan sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang ditentukan.

Penjelasan Prosedur :

Penjelasan prosedur pengelolaan barang consigment adalah sebagai berikut :

a) Setelah proses produksi sudah terpenuhi sesuai PO yang diminta oleh pihak customer maka Kepala Gudang kembali memeriksa barang yang akan dikirim sesuai jenis, type & jumlah yang diminta oleh customer maka Kepala Gudang membuatkan Surat Jalan (SJ) dan kemudian menyerahkannya ke bagian pengiriman.

Surat Jalan (SJ) terdiri dari 5 rangkap yaitu :

• Lembar 1 (Warna Putih) & Lembar 2 (Warna Merah): Diberikan kepada Marketing untuk dibuatkan Sales Report dan diserahkan ke Accounting.
• Lembar 3 (Warna Kuning): Diarsip oleh Kepala Gudang berdasarkan tanggal.
• Lembar 4 (Warna Hijau) & Lembar 5 (Warna Biru): Diberikan kepada Customer.

b) Berdasarkan hasil pengiriman barang tersebut maka pihak Accounting akan melakukan rekap data tersebut di Laporan Keuangan sebagai pengiriman barang Cosigment (belum dibuatkan sales report) untuk mengeluarkannya dari data barang jadi gudang.

c) Surat Jalan tersebut kemudian di rekap sebagai entri data masuk Persediaan Barang Consigment di Laporan Keuangan. Accounting secara berkala harus mengontrol barang consigment yang ada di customer (consignee).

d) Accounting harus memeriksa dan menginput sales report mengenai barang consigment yang dikirim oleh customer yang telah terjual secara berkala. Kemudian Accounting akan membuatkan invoice tagihan sesuai dengan jadwal jatuh tempo yang telah disepakati.

e) Selanjutnya Accounting melakukan penagihan atas invoice tagihan yang sudah dikirim.

VIII. SOP PENGELOLAAN BARANG SERVIS

Tujuan

SOP Pengelolaan Barang Servis memiliki tujuan untuk memberikan pedoman pengelolan barang servis sebagai bentuk pelayanan kepada customer terhadap complain barang yang dikirim dari Perusahaan.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah :

• Kepala Gudang merupakan orang yang bertugas menerima dan mengeluarkan serta mengontrol barang servis.

• Manager Produksi merupakan orang yang bertugas memeriksa dokumen Surat Penerimaan Barang Servis (SPBS) dan fisik barang servis yang diserahkan Kepala Gudang

• Adm Produksi merupakan orang yang bertugas membuatkan jadwal perbaikan barang servis

• SPV Operator Produksi orang yang memeriksa barang yang akan diservis untuk menentukan kerusakan dan berapa banyak bahan baku yang dibutuhkan, serta menginstruksikan ke Operator Produksi mengenai permintaan bahan baku untuk barang yang akan diservis

• Accounting merupakan pihak yang merekap data barang servis.

Prosedur :

• Penerimaan Barang Servis dari Customer

• Pengeluaran Barang Servis dari Customer

Penjelasan Prosedur :

• Penjelasan prosedur penerimaan barang servis dari customer adalah sebagai berikut:

a) Kepala Gudang menerima barang servis dari customer yaitu sebagai barang servis yang di sertai dengan dokumen dari pihak customer.

b) Kepala Gudang mengecek kesesuaian antara dokumen dari pihak customer dengan type dan jumlah unit barang yang diterima. Jika type atau jumlah unit barang servis yang diterima dari pihak customer tidak sesuai dengan rincian yang tertera pada dokumen customer, maka Kepala Gudang wajib mengembalikan dokumen tersebut untuk dilakukan revisi

c) Jika type atau jumlah unit barang servis sudah sesuai dengan dokumen dari customer maka Kepala Gudang akan membuatkan dokumen Surat Penerimaan Barang Servis (SPBS).

d) Barang Servis yang diterima disusun dan disimpan sesuai dengan jenis barangnya. Barang Servis yang masuk ke gudang diberikan sticker khusus sebagai penanda agar barang tersebut tidak tercampur dengan persediaan di gudang.

e) Manager Produksi menerima laporan dari Kepala Gudang mengenai barang servis dari customer dan memeriksa dokumen SPBS dan fisik yang masuk.

f) Proses pengerjaan servis berjangka waktu 1 s/d 14 hari disesuaikan dengan kondisi fisik furniture yang akan diservis

g) Adm Produksi membuat jadwal produksi untuk barang servis sesuai ketentuan yang berlaku dan menurunkan perintah servis ke SPV Produksi. SPV Produksi memeriksa barang yang akan di servis untuk menentukan kerusakan dan berapa banyak bahan baku yang dibutuhkan.

h) Adm Gudang Bahan Baku membuatkan dokumen Nota Pengeluaran Bahan Baku (NPBB) sesuai bahan baku yang di order oleh Operator Produksi sesuai perintah SPV Produksi.

i) Accounting menerima rangkapan dokumen NPBB dari Adm Gudang Bahan Baku untuk dilakukan penginputan pada laporan keuangan, sebagai pengeluaran bahan baku atas biaya servis (Untuk dijurnal kedalam biaya servis).

• Penjelasan prosedur pengeluaran barang servis adalah sebagai berikut :

1. Setelah proses servis selesai maka Kepala Gudang kembali memeriksa barang yang akan dikirim sesuai jenis, type & jumlah yang selesai diservis.
2. Kepala Gudang menerbitkan Surat Jalan (SJ) dan menyerahkannya ke bagian pengiriman.

Surat Jalan (SJ) terdiri dari 5 rangkap yaitu :

• Lembar 1 (Warna Putih) & Lembar 2 (Warna Merah): Diberikan kepada Marketing untuk dibuatkan Sales Report dan diserahkan ke Accounting.
• Lembar 3 (Warna Kuning): Diarsip oleh Kepala Gudang berdasarkan tanggal.
• Lembar 4 (Warna Hijau) & Lembar 5 (Warna Biru): Diberikan kepada Customer.

Note : pengiriman barang servis harus ditandai pencatatannya jangan sampai tercampur dengan pengiriman barang jadi.

c) Barang yang sudah selesai diservis yang akan dikirim ke customer disiapkan di area persiapan muat barang dan Kepala Gudang melakukan pengecekan barang sesuai surat jalan sebelum dimuat kedalam kendaraan pengiriman.

d) Accounting membuat tagihan untuk barang yang diservis berdasarkan Surat Jalan.

IX. SOP PENGELOLAAN PIUTANG

Tujuan

SOP Pengelolaan Piutang memiliki tujuan untuk memberikan pedoman pengelolaan piutang Perusahaan dalam hal mengelola piutang dengan sebaik-baiknya agar dipastikan semua customer bisa melunasi tagihan tepat pada waktunya.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah :

• Marketing merupakan orang yang bertugas membuat dokumen Sales Report.

• Accounting merupakan pihak yang merekap data piutang berdasarkan dokumen Sales Report dan melakukan penagihan berdasarkan data piutang yang sudah jatuh tempo sesuai dengan invoice tagihan yang dikirim ke customer.

Prosedur

• Prosedur Administrasi Piutang.

a) Prosedur administrasi yang harus dilakukan oleh Marketing.

b) Prosedur Administrasi yang harus dilakukan oleh Accounting.

• Prosedur Penagihan.

Penjelasan Prosedur :

• Penjelasan prosedur administrasi piutang adalah sebagai berikut :

Setelah proses pengiriman barang ke customer selesai dilakukan, maka bagian gudang akan menyerahkan kembali semua berkas Surat Jalan yang sudah terkirim. Selanjutnya masuk kedalam proses pengelolaan piutang. Ada 2 (dua) tahap yang terjadi dalam pengelolaan administrasi piutang yaitu :

a) Prosedur administrasi yang harus dilakukan oleh Marketing, meliputi :

1. Menerima dan memeriksa berkas Surat Jalan yang sudah terkirim bagian pengiriman paling lambat H+3 sejak pengiriman.
2. Melakukan pembuatan Sales Report dan merekapnya.
3. Berkas Surat Jalan & Sales Report dirapikan dan disusun sesuai dengan nomor, bulan dan tahun penjualan untuk kemudian disimpan dalam ordner piutang dengan rapi.
4. Menyerahkan Sales Report & Surat Jalan kepada bagian Accounting.

b) Prosedur Administrasi yang harus dilakukan oleh Accounting :

1. Menerima dan memeriksa Surat Jalan serta Sales Report dari Marketing yang harus diperhatikan adalah nama customer dan jumlah tagihan harus sesuai.
2. Apabila Surat Jalan & Sales Report serta kelengkapan data sudah sesuai, maka Accounting membuat & merapikan invoice (mengarsip sesuai jatuh tempo). Kemudian Accounting mengirmkan invoice sesuai dengan tagihan masing-masing customer, serta melakukan follow up kepada customer untuk memastikan bahwa invoice sudah di terima oleh bagian keuangan customer. Follow up dapat dilakukan melalui email, Whatsapp maupun menghubungi via telepon.
3. Memasukkan data invoice kedalam rekap kartu piutang customer.

Penjelasan prosedur penagihan piutang adalah sebagai berikut :

Prosedur Penagihan Piutang yang sudah jatuh tempo dilakukan oleh bagian Accounting terhadap Customer dengan ketentuan sebagai berikut :

Melakukan konfirmasi kepada customer yang belum membayar sampai H-3 dari tanggal jatuh tempo. Setelah itu konfirmasi dilakukan secara berkala sampai dilakukannya pembayaran oleh customer.

1. Accounting mengecek seluruh customer yang sudah membuat janji pembayaran, apakah customer sudah melakukan pembayaran. Jika sudah bayar lakukan pembukuan atas invoice yang sudah terbayar dengan mengambil bukti Surat Jalan & Invoce, kemudian diserahkan ke bagian kasir untuk dibuatkan dokumen Bank Masuk dan divalidasi serta dilakukan pengarsipan.
2. Jika belum bayar lakukan konfirmasi kembali perihal tagihan invoice yang belum dilakukan pembayaran oleh Customer. Hal yang sekiranya penting segera dikoordinasikan ke Direktur Operasional.

X. SOP ARUS KAS & BANK

Tujuan

Kas & Bank merupakan salah satu asset perusahaan yang sangat likuid, sehingga untuk pengelolaannya sangat dibutuhkan kehati-hatian dalam hal penyimpanan, pencatatan, pemasukan dan pengeluarannya. Ketaatan terhadap sistem dan prosedur pengelolaan Kas & Bank sangat diperlukan, agar semua pihak yang terkait dapat mengacu kepada sebuah standar, sehingga diharapkan Kas & Bank dapat dikelola dengan baik.

Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah :

• Manager Accounting & Finance merupakan pihak yang mengontrol dan memvalidasi operasional keuangan serta mengontrol seluruh biaya operasional perusahaan.

• Kasir merupakan orang yang bertanggung jawab terhadap administrasi setiap aktifitas transaksi Kas dan Bank.

• Direktur Operasional sebagai orang yang berperan dalam memberikan persetujuan dan melakukan pengendalian semua transaksi penerimaan dan pengeluaran Kas dan Bank.

Prosedur

• Kas

a) Penerimaan Kas

b) Pengeluaran Kas

• Bank

a) Penerimaan Bank

b) Pengeluaran Bank

Penjelasan Prosedur

• KAS

a) Penerimaan Kas

Penerimaan Kas diperoleh dari sumber Penambahan Saldo Kas yang berasal dari ayat silang Kas & Bank, prosedur yang harus dilakukan sebagai berikut :

1. Manager Accounting & Finance dan Kasir melakukan evaluasi atas kebutuhan jumlah Kas yang diperlukan.
2. Manager Accounting & Finance dan Kasir membuat pengajuan penambahan saldo Kas sesuai nilai yang sudah disepakati.
3. Direktur Operasional membahas pengajuan dan memberikan keputusan apakah pengajuan / penambahan Kas disetujui atau ditolak.
4. Apabila pengajuan ditolak, maka Manager Accounting & Finance dan Kasir harus lebih cermat dan efektif dalam melakukan pengelolaan Kas.
5. Apabila pengajuan disetujui, maka penambahan dana kas akan segera penuhi sejumlah yang disetujui.
6. Manager Accounting & Finance dan Kasir menerima dana kas untuk penambahan kas dan membuat Bukti Penerimaan Kas (Dokumen Kas Masuk), kemudian divalidasi oleh Direktur Operasional.
7. Manager Accounting & Finance dan Kasir selanjutnya segera mencatat ke pembukuan (mutasi kas).

b) Pengeluaran Kas

1. Pengeluaran Biaya yang Tidak Perlu Pengajuan ke Direktur Operasional. Ini merupakan pengeluaran biaya rutin yang sifatnya tetap, nilainya tidak material atau pengeluaran yang sudah diatur dalam SK. Adapun prosedur yang harus dilalui adalah :
2. Bagian/karyawan terkait membuat pengajuan permintaan dana untuk kebutuhan operasional perusahaan ke Kasir.
3. Kasir segera mempelajari biaya yang diajukan oleh bagian/karyawan terkait Apabila disetujui, maka Kasir segera menyerahkan dan langsung membuat Bukti Bon Sementara (BS) yang harus ditandatangani karyawan terkait. Status biaya masih pending sampai ada penyelesaian dalam bentuk penyerahan kuitansi/bukti pengeluaran.
4. Kasir menerima pertanggungjawaban atas biaya yang sudah dikeluarkan dari karyawan terkait. Selisih antara uang yang dikeluarkan Kasir dengan pertanggungjawaban kuitansi yang diterima harus langsung diselesaikan.
5. Semua BKK / Bon Sementara yang sudah ada pertanggungjawabannya (untuk periode tertentu) secara periodic dicek kebenarannya.
6. Setelah semua biaya diperiksa oleh Manager Accounting & Finance dan ditandatangani oleh Direktur Operasional, maka secara periodic Kasir harus segera mengajukan klaim biaya dengan membuat Kas Keluar (KK). Kasir selanjutnya segera mencatat ke pembukuan (mutasi kas).

Pengeluaran Biaya yang Perlu Pengajuan ke Direktur Operasional.

Merupakan biaya yang sifatnya tidak rutin, bernilai besar, contohnya biaya renovasi gedung, biaya promosi, biaya komisi, dan lainnya. Adapun prosedur yang harus dilalui adalah :

1. Bagian / Karyawan terkait membuat pengajuan atas rencana pengeluaran yang akan terjadi. Pengajuan harus dibuat lengkap dan merincikan maksud dan kegunaan dari adanya pengeluaran uang.
2. Pengajuan biaya wajib ditandatangani oleh yang membuat pengajuan, Manager Accounting & Finance dan Kasir.
3. Direktur Operasional menerima pengajuan biaya, dan mempelajari apakah biaya yang diajukan dapat disetujui / tolak.
4. Direktur Operasional selanjutnya mengeluarkan jawaban atas pengajuan tersebut, apabila disetujui lalu menandatangani persetujuan pengeluaran kas tersebut.
5. Kemudian Manager Accounting & Finance dan Kasir melakukan pencairan uang atas pengajuan biaya yang telah disetujui.
6. Kasir menyerahkan dana tersebut kepada yang terkait untuk segera digunakan sesuai keperluannya.
7. Dari hasil penggunaan uang tersebut, maka dibuatkan pertanggungjawabannya atas uang yang sudah diterima dari Kasir (semua pertanggungjawaban wajib dilampiri nota pengeluaran).
8. Apabila terjadi selisih antara uang yang diterima dengan uang yang dikeluarkan, maka Penerima uang harus membuat pelaporan. Apabila terdapat selisih lebih, maka uang harus dikembalikan. Sebaliknya jika selisih kurang maka wajib melakukan koordinasi dengan Manager Accounting & Finance dan Direktur Operasional untuk dilakukan penambahan.
9. Kasir mengecek dan memeriksa pertanggungjawaban yang dibuat, setiap nilai pengeluaran Kas harus sesuai dengan bukti / bon yang ada.
10. Pertanggungjawaban harus diperiksa oleh Manager Accounting & Finance dan Direktur Operasional.
11. Kalau pertanggungjawaban yang dibuat sudah benar, maka Kasir segera mencatat ke pembukuan dengan membuat KK dengan nilai yang sama. Nilai yang diakui adalah nilai yang sesuai dengan realisasi.
12. Kas keluar yang telah dibuat oleh Kasir kemudian divalidasi oleh Manager Accounting & Finance dan Direktur Operasional.
13. Kasir selanjutnya segera mencatat ke pembukuan (mutasi kas).

• BANK

a) Penerimaan Bank

Berasal dari Setoran Modal dan Pihak Ke 3 :

1. Kasir menerima transfer dari Setoran Modal dan Pihak Ke 3 dan membuat Bukti Penerimaan Bank (Dokumen Bank Masuk). Kemudian Bukti Penerimaan Bank ditandatangani Manager Accounting & Finance dan Direktur Operasional.
2. Kasir selanjutnya segera mencatat ke pembukuan (mutasi bank).

Berasal dari Pembayaran Piutang Customer :

1. Kasir menerima transfer dari pembayaran Customer dan membuat Bukti Penerimaan Bank (Dokumen Bank Masuk) dilengkapi dokumen pendukung yaitu Invoice & Copy Surat Jalan. Kemudian Bukti Penerimaan Bank ditandatangani Manager Accounting & Finance dan Direktur Operasional.
2. Kasir selanjutnya segera mencatat ke pembukuan (mutasi bank).

b) Pengeluaran Bank
Untuk Pembayaran Hutang Dagang.

1. Manager Accounting & Finance menerima laporan hutang dagang yang sudah jatuh tempo, Kemudian melakukan pelaporan kepada Direktur Operasional dan mengajukan nilai pembayaran invoice supplier yang sudah jatuh tempo kepada Direktur Operasional.
2. Direktur Operasional melakukan pengecekan terhadap nilai yang harus dibayar yang sudah jatuh tempo dan melakukan approval pembayaran hutang dagang.
3. Kasir melakukan transfer pembayaran Suplier dan membuat Bukti Pengeluaran Bank (Dokumen Bank Keluar) dilengkapi dokumen pendukung yaitu Invoice, Copy Surat Jalan dan Slip Bank. Kemudian Bukti Pengeluaran Bank ditandatangani Manager Accounting & Finance dan Direktur Operasional.
4. Kasir selanjutnya segera mencatat ke pembukuan (mutasi bank).

Untuk Pengisian Saldo Kas dan Pengeluaran Lainnya.

1. Direktur Operasional, Manager Accounting & Finance, Kasir melakukan evaluasi atas kebutuhan jumlah Kas yang diperlukan.
2. Kemudian melakukan pengajuan pengisian awal/penambahan saldo Kas sesuai nilai yang sudah disepakati.
3. Direktur Operasional membahas pengajuan dan memberikan keputusan apakah pengajuan / penambahan Kas disetujui atau ditolak.
4. Direktur Operasional melakukan pengecekan terhadap nilai yang disetujui melakukan approval pengisian awal / penambahan saldo kas.
5. Kasir melakukan penarikan untuk pengisian awal / penambahan saldo kas dan membuat Bukti Pengeluaran Bank (Dokumen Bank Keluar) dilengkapi dokumen pendukung yaitu slip penarikan.
6. Kasir selanjutnya segera mencatat ke pembukuan (mutasi bank).

Yups Demikian pembahasan Mengenai Alur SOP yang ada pada perusahaan manufakture semoga ini membantu anda dalam hal pengerjaan laporan tugas kuliah, atau sedang mencari bahan untuk pembuatan SOP pada perusahaan manufakture, Jika ada yang kurang saya selaku penulis memohon masukan dan tanggapannya pada kolom komentar, follow blog ini agar dapat informasi terupdate, sekali lagi saya ucapkan terima kasih sudah berkunjung pada website ini.